NYSpro Nasıl Çalışır?

NYSpro’yu kullanmaya başlamak için öncelikle nyspro.com.tr adresine giriş yapın. Giriş ekranının alt kısmında bulunan “Sorumlu Personel Kaydı Oluştur” bağlantısına tıklayarak servis kayıt ekranına ulaşabilirsiniz.

Kayıt ekranında servisin kaydını gerçekleştiren sorumlu personelin adı, soyadı, e-posta adresi, telefon numarası ve şifre bilgileri girilir. Ardından görev yaptığınız hastanenin adını ve servisinizin adını belirterek kayıt işlemine devam edebilirsiniz.

Bilgilerinizi gönderdikten sonra belirttiğiniz e-posta adresine doğrulama kodu gönderilir. Gelen kodu doğrulayarak servis kayıt işlemini tamamlayabilirsiniz.

Doğrulama işleminin ardından servisiniz NYSpro üzerinde oluşturulur ve kaydı gerçekleştiren kişi otomatik olarak servisin sorumlu personeli olarak sisteme tanımlanır.

Sistem, servisiniz için benzersiz bir Servis NYS Kodu ve sizin için kişisel bir Personel NYS Kodu otomatik olarak oluşturur.

Kayıt işlemi tamamlandıktan sonra e-posta adresiniz ve şifrenizle NYSpro’ya giriş yapabilir; Servis NYS Kodunuzu ve Personel NYS Kodunuzu yönetim paneliniz üzerinden görüntüleyebilirsiniz.

NYSpro sistemine giriş yaptıktan sonra sağ üst köşede bulunan Profil alanından servisinize özel NYS Servis Koduna ulaşabilirsiniz.

Servis kodunu kopyalayarak servisinize eklemek istediğiniz personellerle paylaşabilirsiniz. Personel, NYSpro'ya kayıt olurken kendisine iletilen servis kodunu ilgili alana girerek kayıt işlemini tamamlar.

Kayıt tamamlandığında Sorumlu Personel Yönetim Paneline personelin servise katılmak istediğine dair bir onay bildirimi gelir.

Katılım talebini onayladığınızda personel servisinize eklenir. Ardından ilgili personele Personel Yönetimi sayfasından ulaşabilir, nöbet çizelgesine dahil edebilir ve personelle ilgili diğer yönetim işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.

NYSpro ile nöbet çizelgeleri içinde bulunulan ay ve gelecek aylar için hızlı ve pratik bir şekilde oluşturulabilir. Yeni çizelge oluşturulurken yıl, ay ve etiket seçilir. Çizelge başlatıldığında serviste kayıtlı personeller otomatik olarak çizelgeye dahil edilir.

Personelin ilgili gününe ait hücre seçilerek vardiya türü doğrudan atanabilir. Ayrıca çizelge ayarlarından vardiyalara klavye kısayolları tanımlanarak vardiya girişleri çok daha hızlı gerçekleştirilebilir.

Personel işlemleri üzerinden belirli günlere toplu vardiya ataması yapılabilir, hafta içi günlerine 08:00 - 16:00 mesaisi otomatik olarak eklenebilir veya personelin ilgili aya ait tüm vardiyaları temizlenebilir.

Birden fazla personel seçilerek aynı işlemler toplu olarak da uygulanabilir. Sistem personelin çalışması gereken süreyi, çalıştığı toplam süreyi ve mesai farkını otomatik olarak hesaplar.

Hazırlanan çizelge PDF veya Excel formatında bilgisayara aktarılabilir.
Tüm vardiya planlamaları tamamlandıktan sonra çizelgenin durumu Taslak seçeneğinden Yayında durumuna alınarak yayınlanabilir. Yayınlanan çizelge personellerin erişimine açılır ve ilgili personele sistem tarafından bildirim gönderilir.

Tarih alanındaki yön okları kullanılarak geçmiş çizelgeler görüntülenebilir veya gelecek aylar için yeni çizelgeler oluşturulabilir.

Çizelgenin kullanımıyla ilgili yardıma ihtiyaç duyulduğunda, sol üst köşede bulunan soru işareti simgesi üzerinden kullanım bilgilerine ulaşılabilir.

Personelin belirli bir güne ait vardiyası uzatılabilir, kısaltılabilir veya stoplanabilir. Bunun için ana sayfada nöbet çizelgesinin altında bulunan “Nöbet Kısalt / Uzat” butonuna tıklanır ve işlem yapılacak personel seçilir. Personelin ilgili aya ait tüm nöbetleri “Aylık Çalışma Şeridi” bölümünde görüntülenir. Düzenlenmek istenen nöbete tıklanarak uygun işlem seçilir. İşlem tamamlandıktan sonra “Kaydet ve Bildir” butonuna tıklandığında yapılan değişiklik otomatik olarak nöbet çizelgesine yansıtılır. Aynı zamanda ilgili personele vardiyasında değişiklik yapıldığına dair sistem üzerinden bildirim gönderilir.

NYSpro'da nöbet çizelgesine resmî tatil günleri kolayca tanımlanabilir. Resmî tatil eklemek için ana sayfada bulunan nöbet çizelgesinin sağ üst köşesindeki üç nokta simgesine tıklayın ve açılan menüden “Resmî Tatil Belirle” seçeneğini seçin. Açılan sayfada öncelikle oluşturacağınız tatil grubuna bir isim verin ve ardından “Ekle” butonuna tıklayın. Eklediğiniz tatil grubu seçiliyken takvim üzerinden resmî tatil olarak belirlemek istediğiniz günleri seçin. Seçilen tarihler nöbet çizelgesinde resmî tatil olarak tanımlanacaktır. “Seçilen resmî tatil günleri çalışılması gereken saatten düşülsün mü?” seçeneğini işaretlemeniz durumunda, belirlediğiniz resmî tatil günleri hafta içine denk geliyorsa bu günlere karşılık gelen süre personelin çalışması gereken toplam saatten otomatik olarak düşülecektir. Tarih seçimlerinizi tamamladıktan sonra değişikliklerin uygulanması için “Kaydet” butonuna tıklamayı unutmayın. Eklediğiniz tarihlerde bir hata olması durumunda Tatil Grupları bölümünden ilgili tatilin sağ tarafında bulunan çöp kutusu simgesine tıklayarak tatil grubunu silebilir ve yeniden oluşturabilirsiniz.

NYSpro'da servis personelleriyle ilgili işlemler Personel Yönetimi ekranı üzerinden kolayca gerçekleştirilebilir. Personelin üzerine çift tıklayarak bilgilerini görüntüleyebilir, personeli şift listesine ekleyebilir veya sorumlu yetkisi tanımlayabilirsiniz. Personelin şift ayarları daha sonra Ayarlar bölümünden düzenlenebilir. Ayrıca personel satırının sağında bulunan çöp kutusu simgesi kullanılarak ilgili personel servisten çıkarılabilir.

NYSpro ile personellerden gelecek aya yönelik yıllık izin, boşluk talebi ve rapor bildirimleri kolayca yönetilebilir. Talep toplamaya başlamak için ana sayfadan gelecek ay seçilir ve ilgili aya ait nöbet çizelgesi oluşturulur. Çizelgenin durumu “Taslak” konumundan “Talep Topla” durumuna getirildiğinde personeller mobil uygulama üzerinden gelecek aya ilişkin taleplerini iletebilir. Gönderilen izin ve boşluk talepleri “Talepler” sayfasından görüntülenebilir ve değerlendirilebilir. Onaylanan talepler otomatik olarak nöbet çizelgesine yansıtılır. Reddedilen talepler ise çizelgeye aktarılmaz. Personeller tarafından bildirilen raporların çizelgeye yansıtılabilmesi için “Raporlar” sayfasından ilgili raporun onaylanması gerekir. Böylece izin, boşluk talebi ve rapor süreçleri tek bir sistem üzerinden düzenli ve hızlı bir şekilde yönetilebilir.

NYSpro üzerinden servis personellerine hızlı ve kolay bir şekilde duyuru gönderilebilir. Yeni bir duyuru oluşturmak için sol menüde bulunan “Duyuru Ekle” sayfası kullanılır. Duyurunun başlığı ve içeriği girildikten sonra önem derecesi belirlenir. Seçilen önem derecesine göre personele gönderilecek bildirimin türü değişir. Özellikle kırmızı uyarı seviyesinde gönderilen önemli duyurularda, personelin bildirimi fark etmesini sağlayan daha dikkat çekici bir bildirim sistemi kullanılır. Duyurular tüm servis personeline, belirli bir tarihte çalışan personele veya servisten seçilen belirli kişilere gönderilebilir. Sayfanın sağ tarafında daha önce oluşturulan duyurular görüntülenebilir ve gerektiğinde silinebilir. Duyurunun “Hedef” alanının üzerine gelindiğinde ise duyurunun hangi personele veya personel grubuna gönderildiği görülebilir. Böylece servis içerisindeki önemli bilgilendirmeler tek bir noktadan yönetilebilir ve doğru bilginin doğru personele hızlı bir şekilde ulaştırılması sağlanır.

NYSpro’nun İstatistikler sayfası üzerinden servis personellerinin çalışma verileri detaylı olarak görüntülenebilir. Personel listesinden bir personel seçildiğinde; gün aşırı çalışma sayısı, nöbetler arasındaki dinlenme süresi, alan dağılımı ve çalışma yoğunluğu gibi bilgiler görüntülenir. Alan Dağılımı çizelgesinde personellerin görev yaptığı alanlar düzenli olarak kaydedildiğinde, personelin hangi alanda kaç kez görev yaptığı sistem tarafından istatistiksel olarak gösterilir. Ayrıca Personel İzin ve Rapor Durumları bölümünden, seçilen personelin ilgili ay içerisinde hangi günlerde izinli veya raporlu olduğu takip edilebilir.

Ayarlar sayfası üzerinden ise NYSpro, servisin çalışma düzenine göre özelleştirilebilir. Servis Ayarları bölümünden hastane ve servis adı değiştirilebilir, ayrıca vardiya başına bulunması gereken minimum personel sayısı belirlenebilir. Bir vardiyaya belirlenen minimum sayıdan daha az personel atanması durumunda, nöbet çizelgesindeki ilgili gün satırında kırmızı bir uyarı görüntülenir. Uyarıya tıklanarak hangi vardiyada personel eksik olduğu görülebilir.

Sorumlu Personeller bölümünde servisteki sorumlu personeller görüntülenirken, Şiftlik Yapacak Personeller bölümünden alan dağılımında şift görevi verilebilecek personeller belirlenebilir. Gerektiğinde Servisten Ayrıl seçeneği kullanılarak mevcut servisten çıkış yapılabilir.

Çizelge Ayarları bölümünden istek ve talep toplama kuralları oluşturulabilir. Belirlenen kurallar, personeller mobil uygulama üzerinden istek veya talep oluştururken kendilerine gösterilir. Vardiya Klavye Kısayolları bölümünden ise vardiyalara özel klavye tuşları atanabilir. Böylece çizelgede bir hücre seçildikten sonra ilgili tuşa basılarak vardiya hızlı bir şekilde eklenebilir.

Sorumlu Seçenekleri bölümünden ad, soyad ve şifre gibi hesap bilgileri güncellenebilir. Bildirim Tercihleri bölümündeki Mobil Push Bildirimleri aktif edildiğinde, çizelge Taslak veya Talep Toplama durumundan Yayında durumuna alındığında personellerin mobil cihazlarına bildirim gönderilir. E-Posta ile Çizelge Gönderimi aktif edildiğinde ise yayınlanan nöbet çizelgesi personellerin e-posta adreslerine PDF formatında gönderilir. Böylece NYSpro üzerinden personel çalışma istatistikleri takip edilirken, servis ve çizelge ayarları tek bir noktadan kolayca yönetilebilir.

NYSpro üzerinden servis personellerinin günlük alan ve görev dağılımları kolay ve düzenli bir şekilde oluşturulabilir. Alan dağılımı işlemlerine başlamak için sol menüde bulunan Alan Dağılımı sayfası açılır.

İlk olarak Bölme Ekle butonu kullanılarak yeni bir alan veya bölüm oluşturulur. Oluşturulan bölümler siz silmediğiniz sürece diğer günlerde ve vardiyalarda da otomatik olarak kullanılmaya devam eder. Bölümün adını belirlemek için Yeni Alan / Bölme başlığına tıklayarak istediğiniz alan veya bölüm adını yazabilirsiniz.

Sayfanın üst kısmından işlem yapılacak gün ve vardiya seçildiğinde, sistem seçilen gün ve vardiyada çalışan personelleri otomatik olarak getirir. Seçili Aralıkta Çalışan Personeller butonuna tıklayarak ilgili vardiyada çalışan personelleri toplu olarak görüntüleyebilir ve kontrol edebilirsiniz.

Personelleri alanlara yerleştirmek için ilgili bölümün içerisindeki Personel Seç alanına tıklanır. Açılan listeden personel seçildiğinde, ilgili personel belirlenen alan veya bölüme atanır. Bu işlem diğer personeller ve bölümler için tekrarlanarak günlük alan dağılım çizelgesi kolayca hazırlanabilir.

Personele şift görevi vermek için Şift Ata butonu kullanılabilir. Sistem, şift listesindeki personeller arasından seçili gün ve vardiyada çalışan uygun personelleri otomatik olarak getirir. Açılan listeden ilgili personel seçilerek şift görevi atanabilir.

Alan dağılımı tamamlandıktan sonra Alanı Personele Bildir butonuna tıklanarak hazırlanan görev dağılımı ilgili personellerle paylaşılabilir. Alan dağılımında daha sonra herhangi bir değişiklik yapılması durumunda, personellerin güncel görev bilgilerini alabilmesi için Alanı Personele Bildir butonuna tekrar tıklanması gerekir. Böylece personeller her zaman en güncel alan ve görev dağılımına ulaşabilir.

Hazırlanan alan dağılım çizelgesi PDF İndir butonu kullanılarak PDF formatında bilgisayara indirilebilir. İndirilen çizelge gerektiğinde yazdırılabilir, arşivlenebilir veya kurum içerisinde paylaşılabilir. Böylece NYSpro ile servis içerisindeki günlük görev ve alan dağılımları tek bir ekran üzerinden hızlı, düzenli ve kolay bir şekilde yönetilebilir.